ChatGPT ile Toplantı Notu Özetleme ve Aksiyon Maddesi Çıkarma Promptu

Bir saatlik toplantının kaydını ChatGPT’ye yapıştırıp “özetle” yazdığınızda genelde tek paragraflık, kimin ne söylediği belirsiz bir metin çıkar. Karar kimindi, aksiyon kimdeydi, tarih neydi — bunlar kaybolur. Toplantı notlarında işe yarayan şey genel bir özet değil, rol ve çıktı formatı tanımlanmış bir promptla alınan yapılandırılmış sonuçtur: katılımcılar, alınan kararlar, kime ne iş düştüğü ve tarihler ayrı ayrı görünür. Bu yazıda bu şekilde çalışan hazır promptları ve transkript hazırlama adımlarını bulacaksınız.

Toplantı Özeti Promptu, Genel “Özetle” Komutundan Neden Farklı Olmalı?

ChatGPT’ye ham bir ses dökümü verip tek kelimelik bir komut yazdığınızda model, metindeki en çok tekrar eden cümleleri öne çıkarır; bu da genellikle en önemli değil en uzun konuşulan konudur. Toplantı tutanağında asıl ihtiyaç farklıdır: kısa ama kararları ve sorumluları kaybetmeyen bir çıktı. Bunun için modele önce bir rol (“kurumsal toplantı asistanı”), sonra bir çıktı şablonu (başlıklar, tablo) vermeniz gerekir. Genel metin özetleme ihtiyacınız varsa ChatGPT ile Özet Çıkarma Promptu yazısına, ders veya kitap notu çıkarmak istiyorsanız ChatGPT ile Not Özetleme Promptu yazısına bakabilirsiniz; bu yazı özellikle toplantı tutanağı ve aksiyon takibi için yazıldı.

Promptu Yazmadan Önce Elinizde Olması Gerekenler

ChatGPT sesi doğrudan dinleyip anlamlandıramaz (gerçek zamanlı sesli mod hariç); metne ihtiyacı var. Promptu yazmadan önce şu üçünü hazırlayın:

• Toplantının dökümü (transkript) — Zoom, Google Meet ve Microsoft Teams toplantı sonunda otomatik transkript çıkarabiliyor; kayıt varsa bunu Whisper tabanlı bir araçla yazıya da çevirebilirsiniz.
• Katılımcı listesi ve kimin hangi departmandan olduğu — transkriptte isimler geçmiyorsa modelin kimin konuştuğunu ayırması imkânsızlaşır.
• Toplantının amacı — “haftalık durum toplantısı” ile “bütçe onay toplantısı” için istenen çıktı formatı farklıdır, bunu prompta yazın.

Hazır Toplantı Özeti Promptları

Genel Toplantı Özeti ve Karar Listesi

Standart bir departman toplantısı için başlangıç promptu:

• “Aşağıda bir toplantının dökümü var. Kurumsal bir toplantı asistanı gibi davran ve şu başlıklarla bir özet çıkar: 1) Toplantının Amacı (tek cümle), 2) Konuşulan Ana Başlıklar (madde madde, en fazla 5 madde), 3) Alınan Kararlar, 4) Açık Kalan veya Ertelenen Konular. Yorum veya değerlendirme ekleme, sadece dökümde geçenleri yaz. Döküm: [DÖKÜMÜ BURAYA YAPIŞTIRIN]”

Aksiyon Maddesi (Action Item) Çıkarma

Bu prompt, dökümden sadece görev niteliğindeki cümleleri ayıklamak için:

• “Aşağıdaki toplantı dökümünü tara ve sadece görev/aksiyon niteliğindeki ifadeleri bul (“yapacağım”, “sen hallet”, “Pazartesiye kadar gönder” gibi cümleler). Her biri için şu dört alanı doldur: Görev, Sorumlu Kişi, Son Tarih (dökümde geçmiyorsa “belirtilmedi” yaz), Bağlı Olduğu Konu. Sonucu tablo olarak ver, dökümde geçmeyen bir tarihi veya ismi tahmin etme. Döküm: [DÖKÜMÜ BURAYA YAPIŞTIRIN]”

Çok Kişili ve Dağınık Konuşmayı Konu Bazında Ayırma

Katılımcı sayısı fazlaysa ve konu sık değişiyorsa:

• “Bu döküm 5’ten fazla katılımcısı olan ve konunun sık değiştiği bir toplantıya ait. Önce dökümde geçen farklı konu başlıklarını tespit et, sonra her konu başlığı altında o konuyla ilgili söylenenleri 2-3 maddeyle özetle. Bir konuda net bir karara varılmadıysa bunu “karara bağlanmadı” diye belirt, kendi yorumunu ekleme. Döküm: [DÖKÜMÜ BURAYA YAPIŞTIRIN]”

İngilizce Toplantıyı Türkçe Özetleme

Yabancı ekiplerle yapılan toplantılarda:

• “Aşağıdaki döküm İngilizce bir toplantıya ait. Önce içeriği anla, sonra Türkçe olarak şu başlıklarla özetle: Toplantının Konusu, Alınan Kararlar, Sorumlu Kişiler ve Görevler (sorumlu kişi isimlerini İngilizce haliyle bırak, görev tanımlarını Türkçeye çevir). Teknik terimleri gerekiyorsa parantez içinde İngilizce karşılığıyla birlikte yaz. Döküm: [DÖKÜMÜ BURAYA YAPIŞTIRIN]”

Toplantı Türüne Göre Hangi Prompt Yaklaşımı?

Toplantı Türü	Öncelikli Çıktı	Dikkat Edilmesi Gereken Nokta
Haftalık durum toplantısı	Aksiyon maddesi + sorumlu + tarih	Geçen haftadan kalan görevlerin bu toplantıda kapanıp kapanmadığını ayrıca sorun
Yönetim/bütçe toplantısı	Karar listesi + gerekçeler	Rakamları modelin uydurmasına izin vermeyin, dökümde geçmeyen sayıyı yazdırmayın
Müşteri/satış görüşmesi	Müşterinin talepleri + itirazlar	Fiyat veya taahhüt içeren cümleleri ayrıca işaretletin, hukuki risk taşıyabilir
Beyin fırtınası / fikir toplantısı	Konu bazlı fikir kümeleri	Kimin fikri olduğunu değil, fikrin kendisini önceliklendirin

Sık Karşılaşılan Hatalar

Dökümü doğrudan yapıştırıp tek kelimelik komut vermek en sık yapılan hata — model o zaman kendi formatını seçer ve her seferinde farklı bir çıktı üretir. İkinci hata, dökümde net olarak geçmeyen bir tarihi veya ismi “tahmin ederek” doldurtmak; promptlara bu yüzden “tahmin etme, belirtilmediyse öyle yaz” talimatı eklenmeli. Üçüncü hata, çok uzun bir toplantı dökümünü tek seferde göndermek: model girişte geçenleri sonlara göre daha az önemser, bu yüzden 45 dakikayı aşan dökümleri bölüm bölüm özetletip sonra o özetleri tek bir promptla birleştirmek daha güvenilir sonuç verir.

Çıkan Özeti Paylaşmadan Önce Kontrol Edin

ChatGPT ses kaydını değil, elinizdeki yazıya dökülmüş metni işler; transkript yazılım hatası yüzünden bir ismi veya sayıyı yanlış yazmışsa model bu hatayı da özete taşır. Özeti ekiple paylaşmadan önce özellikle tarih, isim ve rakam içeren satırları orijinal dökümle hızlıca karşılaştırın. Aynı özeti sunum haline getirecekseniz ChatGPT Sesli Komutla Sunum ve Belge Hazırlama Promptları yazısı, özeti bir tabloda sayısal veriyle desteklemeniz gerekiyorsa ChatGPT ile Excel Formülü Yazma yazısı işinize yarar.

Sık Sorulan Sorular

ChatGPT ses kaydını doğrudan özetleyebilir mi?
Standart metin tabanlı ChatGPT sesi dinleyemez, önce metne dökülmüş bir transkripte ihtiyaç duyar. Zoom, Teams ve Google Meet’in otomatik transkript özellikleri veya Whisper tabanlı bir dönüştürme aracı bu adımı karşılar.

Transkriptte isimler yerine “Konuşmacı 1, Konuşmacı 2” yazıyorsa ne yapmalıyım?
Promptun başına katılımcı listesini ve konuşma sırasına göre kim olduklarını not edip ekleyin; ChatGPT bu eşleştirmeyi yaparsa çıktıda gerçek isimler görünür, yapmazsa “Konuşmacı 1” etiketlerini olduğu gibi bırakın, isim tahmin ettirmeyin.

Aksiyon maddesi tablosunda tarih sütunu hep boş çıkıyor, neden?
Toplantıda net bir tarih söylenmediği için model “belirtilmedi” yazıyor olabilir; bu hatalı değil, doğru davranıştır. Katılımcılardan tarihleri sonradan toplayıp tabloyu elle tamamlamak, modele tarih uydurtmaktan daha güvenlidir.

Şirket içi, gizli bir toplantının dökümünü ChatGPT’ye yapıştırmak güvenli mi?
Ücretsiz veya Plus hesaplarda girdiğiniz veriler model eğitiminde kullanılabiliyor; hassas finansal veya kişisel veri içeren toplantılar için kurumunuzun veri işleme politikasına ve ChatGPT Team/Enterprise gibi kurumsal veri garantisi sunan planlara bakmanız daha sağlıklı olur.

Özeti doğrudan e-posta olarak göndermek için biçimlendirebilir miyim?
Evet, aynı promptun sonuna “bu özeti ekip e-postası olarak, kısa bir giriş cümlesiyle birlikte düzenle” eklemeniz yeterli; model başlıkları e-posta paragraflarına çevirir.